KLOKKENLUIDERS
(in het kader van de strijd tegen het witwassen van geld)

I. Wettelijke bepalingen

• De wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector;
• Het Koninklijk Besluit van 22 janvier 2023 tot aanduiding van de bevoegde auroriteiten voor de uitvoering van de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van melders en inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridsiche entiteit in de private sector

II. Voorwerp van de wet

De bovenvermelde wet van 28 november 2022 voorziet in de omzetting van in het Belgisch recht van Richtlijn (EU) 2019/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019 inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden met betrekking tot de juridische entiteiten in de private sector in het licht van de federale bevoegdheden  (artikel 1 van de wet).

De wet bevat gemeenschappelijke minimumnormen voor de bescherming van personen werkzaam in de private sector die, op basis van binnen een professionele context bekomen informatie, melding maken van inbreuken die betrekking op diverse gebieden, waaronder op het gebied van financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering.

Het bovenvermeld Koninklijk Besluit van 22 januari 2023 duidt de autoriteiten aan die, elk binnen hun gebied, bevoegd zijn om meldingen te ontvangen en te behandelen.

III. Materieel toepassingsgebied van de wet – Wat melden onder de bescherming van de wet?  

III.1.
De wet is enkel van toepassing voor meldingen van inbreuken die betrekking hebben op de in de wet opgesomde gebieden, waaronder het gebied van de voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering  (artikelen 2 en 4 van de wet).

De stafhouder van de Orde van Advocaten bij het Hof van Cassatie is uitsluitend bevoegd om klachten te ontvangen en te behandelen die te kaderen zijn in die strijd tegen het witwassen van geld en terrorismefinanciering.

Bovendien vallen alleen klachten betreffende kantoren van cassatieadvocaten onder de bevoegdheid van de stafhouder van de cassatiebalie voor zover zij rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op een advocaat van de cassatiebalie, en niet op een advocaat van een andere balie.

III.2.
De wet is niet van toepassing op informatie die gedekt is door het beroepsgeheim van de advocaat of het medisch beroepsgeheim. Zij is evenmin van toepassing op gerubriceerde gegevens, gegevens met betrekking tot de nationale veiligheid, informatie uit strafrechtelijke procedures, of informatie gedekt door de geheimhouding van rechterlijke beraadslagingen (artikel 5 van de wet).

De mededeling van dergelijke gegevens is strafbaar.

III.3.
De meldingen in het kader van de wet op de klokkenluidersregeling mogen niet verward worden met klachten tegen advocaten die verband houden met consumentenbescherming of met tuchtrecht, wat tot de algemene bevoegdheid van de stafhouder behoort (zie Organisatie cassatiebalie​ – Advocass).

IV.4. Personeel toepassingsgebied van de wet – Wie mag melden onder bescherming van de wet?

IV.1.
De hogervermelde wet is van toepassing op melders werkzaam in de private sector die informatie over inbreuken hebben verkregen in een werkgerelateerde context (artikel 6 van de wet). Het kan gaan om een personeelslid of gewezen personeelslid, om een zelfstandige medewerkere, om een bestuurder, een leverancier, een onderaannemer, enz.

Voor inbreuken op het gebied van de voorkoming van witwassen van gelden en terrorismefinanciering, mag de meegedeelde buiten de professionele context zijn bekomen (artikel 6, §6 van de wet).

IV.2.

Worden door de wet beschermd (artikel 6, §4 van de wet) :

• de melders zelf. Zij worden klokkenluiders genoemd;
• derden die verbonden zijn met de melders en die het slachtoffer kunnen worden van represailles in een werkgerelateerde context (bvb. collega’s of familieleden van de melders), voor zover zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied van de wet viel;
• de facilitators, voor zover zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied van de wet viel;
• juridische entiteiten die eigendom zijn van de melders of waarvoor de melders werken of waarmee de melders in op een andere professionele wijze verbonden zijn, voor zover zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de melder binnen het toepassingsgebied van de wet viel.

V. Beschermingsvoorwaarden

De melders genieten van bescherming mits ze aan volgende voorwaarden voldoen (artikelen 8 en 9 van de wet) :

• dat ze te goeder trouw zijn, d.w.z. dat zij gegronde redenen hadden om aan te nemen dat de gemelde informatie over inbreuken op het ogenblik van de melding juist was en dat die informatie binnen het toepassingsgebied van deze wet viel; dit criterium wordt beoordeeld in het licht van een persoon die zich in een vergelijkbare situatie bevindt en over vergelijkbare kennis beschikt.
• dat zij de informatie overeenkomstig de wettelijke vereisten intern of extern hebben gemeld of openbaar gemaakt (zie hieronder).

De klokkenluider verliest de bescherming niet om de enkele reden dat de melding, voor zover te goeder trouw gedaan, onjuist of ongegrond zou blijken.

Hetzelfde geldt voor anonieme melders die naderhand geïdentificeerd worden en slachtoffer worden van represailles.

VI. Beschermingsmaatregelen

VI.1.
Personen die inbreuken melden of een openbaarmaking doen overeenkomstig de wet, worden niet geacht enige contractuele, reglementaire of wettelijke bepaling tot beperking van openbaarmaking van informatie te overtreden en kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor dergelijke melding of openbaarmaking (artikel 27, §1^er van de wet).

Melders kunnen niet aansprakelijk gesteld worden voor de verwerving van of de toegang tot de gemelde of openbaar gemaakte informatie, mits die verwerving of toegang geen strafbaar feit vormt (artikel 27, §1^er van de wet).

Tegen de melders kunnen geen burgerlijke, strafrechtelijke of tuchtrechtelijke vorderingen worden ingesteld, noch kunnen professionele sancties tegen hen worden uitgesproken omwille van de melding of openbaarmaking die te goeder trouw en overeenkomstig de wet werden gedaan (artikel 27, §1^er van de wet).

VI.2.
Elke vorm van represailles, met inbegrip van dreigingen en pogingen tot represailles, is verboden tegen de klokkenluider en de andere beschermde personen. Het begrip ‘represailles’ is ruim te verstaan en omvat, onder meer, een ontslag, een loonsvermindering, een weigering van bevordering, een ongelijke of onrechtvaardige behandeling, een negatieve evaluatie, enz. (artikel 23 van de wet).

Elke beschermde persoon die meent slachtoffer te zijn van of bedreigd te worden door represailles, kan een gemotiveerde klacht indienen bij de federale coördinator (federale ombudsman), die een buitengerechtelijke beschermingsprocedure opstart (artikel 26 van de wet). Een klachtformulier is beschikbaar op de website van de federale ombudsman, via de link: Bescherming tegen vergeldingsmaatregelen. De coördinaten van de federale ombudsman zijn de volgende:

Federale Ombudsman – Centrum Integriteit

Leuvensestraat 48 bus 6
1000 Brussel
www.federaalombudsman.be
tél : n° gratuit : 0800 999 61
contact@mediateurfederal.be
integrite@mediateurfederal.be

VI.3.
Enkel de klokkenluiders (en derden, facilitators en juridische entiteiten) te goeder trouw genieten van de bescherming; niet de personen die bewust valse of oneerlijke informatie melden (artikelen 8 en 9 van de wet).

VII. Ondersteuningsmaatregelen

De klokkenluiders die menen slachtoffer te zijn van represailles kunnen ondersteuning krijgen in allerhande vormen, zo onder meer (artikel 24 van de wet) :

• gemakkelijk toegankelijke, kosteloze informatie over de meldingsprocedure en beschermingsmaatregelen;
• technische, psychologische, mediagerelateerde en sociale ondersteuning;
• rechtsbijstand in strafprocedures;
• financiële bijstand in het kader van gerechtelijke procedures.

Het Federaal Instituut voor de bescherming en de bevordering van de rechten van de mens staat in voor het verlenen van de voormelde ondersteuning (artikel 25 van de wet). Meer inlichtingen zijn te vinden op zijn website, via volgende link: Klokkenluiders | FIRM-IFDH. De coördinaten van het Instituut zijn de volgende :

Federaal Instituut voor de rechten van de mens (FIRM)
Leuvensestraat 48
1000 Brussel
www.federalinstitutehunmanrights.be
kl-la@firm-ifdh.be
tél : 0479 88 57 40

VIII. Meldingswijzen   –   Hoe en aan wie melden?

VIII.1.
De melding kan intern of extern zijn.

Interne meldingen worden gedaan aan de hiertoe aangeduide persoon binnen de juridische entiteit in de private sector (de ‘onderneming’), en dit volgens de kanalen en procedure uitgevaardigd door de onderneming na overleg met de sociale partners (artikelen 10 t/m 12 van de wet).

VIII.2.
Externe meldingen worden gedaan aan de bevoegde autoriteiten, volgens de op hun website beschreven wijze (artikelen 13 t/m 16 van de wet).

Die autoriteiten zijn aangeduid bij Koninklijk Besluit vastgesteld na overleg in de Ministerraad. Onder de autoriteiten opgesomd in artikel 1 van het Koninklijk Besluit van 22 januari 2023 bevinden zich de stafhouders van de verschillende ordes van advocaten, elk bevoegd voor zijn balie.

Aldus is de stafhouder van de Orde van Advocaten bij het Hof van Cassatie bevoegd om meldingen te ontvangen met betrekking tot kantoren van cassatieadvocaten, voor zover de meldingen rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op een advocaat van de cassatiebalie, en niet op een advocaat van een andere balie en voor zover de meldingen betrekking hebben op inbreuken binnen het domein van de voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering.

De meldingen bestemd voor de stafhouder van de cassatiebalie worden hem als volgt bezorgd:

• hetzij per e-mail, op het adres stafhouder@advocass.be; bovenaan de e-mail wordt vermeld: « vertrouwelijk”;
• hetzij per post, op het adres: Stafhouder van de orde van Advocaten bij het Hof van Cassatie, Justitiepaleis, Poelaertplein 1, 1000 Brussel ; op de envelop wordt vermeld: « vertrouwelijk » ;
• hetzij per telefoon, op het nummer 02/608.67.46 (van 8h tot 12h) (het gesprek wordt niet opgenomen);
• hetzij bij een persoonlijke ontmoeting, na afspraak genomen per telefoon op het bovenvermeld nummer.

De mail of brief, die in het Nederlands of in het Frans wordt opgesteld, moet de volgende inlichtingen bevatten:

• de vermelding “melding klokkenluider”;
• de identiteit en coördinaten van de klokkenluider (tenzij hij anoniem wenst te blijven);
• zijn functie en zijn band met de persoon op wie de melding betrekking heeft;
• de naam van de persoon op wie de melding slaat;
• de feiten die de aangeklaagde inbreuk uitmaken;
• de periode van de inbreuk ;
• de aard van de inbreuk (binnen het domein van de voorkoming van witwassen van geld en terrorismebestrijding);
• eventueel bewijs.

VIII.3.
Uitzonderlijk mag een melding openbaar of in de media worden gedaan. Deze meldingswijze is aan zeer strikte voorwaarden onderworpen (aanwezigheid van dreigend gevaar, afwezigheid van passende maatregelen na interne of externe melding, enz.) (artikel 19 van de wet).

VIII.4.
De melding mag anoniem gebeuren (artikel 8, §2 van de wet). In dat geval bestaat het risico echter dat de bevoegde autoriteit niet zal kunnen nagaan of de melding binnen het personeel toepassingsgebied van de wet valt (zie hoger), en dat zij de klokkenluider niet op de hoogte zal kunnen houden.

VIII.5.
De bevoegde autoriteit die een melding ontvangt die niet tot haar bevoegdheid behoort, maakt deze over aan de federale coördinator of geeft deze door aan de autoriteit tot wiens bevoegdheid de materie van de melding behoort. In dat laatste geval brengt hij de federale coördinator en de melder hiervan op de hoogte (artikel 14, §3 van de wet).

IX. Behandeling van de meldingen – Welke reactie te verwachten van de bevoegde autoriteit (de stafhouder)?

De meldingen worden behandeld overeenkomstig volgende procedure.

De bevoegde autoriteit (de stafhouder) opent een dossier en bevestigt de ontvangst van de melding aan de klokkenluider (tenzij bij anoniem is)  binnen een termijn van zeven dagen te rekenen vanaf de ontvangst ervan. De stafhouder kan bijkomende vragen stellen aan de (geïdentificeerde) melder.

Meerdere hypotheses kunnen zich voordoen:

1° Indien de bevoegde autoriteit (de stafhouder) vaststelt dat de melding niet onder zijn domein van bevoegdheid behoort, maakt zij de melding binnen een redelijke termijn en op beveiligde wijze over aan de federale coördinator of aan de autoriteit bevoegd in het betrokken domein (artikel 14, §3 van de wet).

De stafhouder verzekert zich er eerst van dat de melding geen informatie bevat die gedekt is door het beroepsgeheim van de cassatieadvocaat op wie de melding betrekking heeft.

2° Indien de bevoegde autoriteit tot de vaststelling komt dat de melding niet ontvankelijk is, geeft zij haar beslissing binnen een redelijke termijn ter kennis aan de melder.

3° De bevoegde autoriteit kan, na onderzoek, beslissen dat de gemelde inbreuk manifest van geringe betekenis is en geen ander gevolg behoeft dan het afsluiten van de procedure. Zij brengt haar beslissing binnen een redelijke termijn ter kennis aan de melder (artikel 14, §4 van de wet).

4° In geval van herhaalde meldingen die ten opzichte van vorige meldingen geen betekenisvolle nieuwe informatie over de inbreuken bevatten, mag de bevoegde autoriteit beslissen om de procedure af te sluiten. Zij brengt haar beslissing binnen een redelijke termijn ter kennis van de melder (artikel 14, §4 van de wet).

5° In de andere gevallen behandelt de bevoegde autoriteit (de stafhouder) de melding met inachtneming van de toepasselijke wettelijke bepalingen (artikel 14, §2 van de wet).

Onverminderd de bepalingen van de wet van 18 september 2017 ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten, heeft de stafhouder in wezen geen andere bevoegdheid dan inzake tucht. In functie van het resultaat van zijn onderzoek, kan hij maatregelen of tuchtsancties opleggen of, in voorkomend geval en met eerbiediging van de toepasselijke wettelijke bepalingen, de gerechtelijke autoriteiten inlichten.

Behoudens indien een wettelijke bepaling zich hiertegen verzet, koppelt de bevoegde autoriteit terug naar de melder door hem op de hoogte te stellen van het resultaat van haar onderzoek, dit binnen een redelijke termijn, die niet langer mag zijn dan drie maanden of zes maanden indien de situatie het rechtvaardigt. De stafhouder kan enkel feedback geven aan de melder indien de opgelegde maatregelen of sancties aan publiciteit zijn onderworpen (bvb. bepaalde tuchtrechtelijke sancties). In dat geval zal hij de klokkenluider verwijzen naar de publicatie.

6° In geval van een grote toestroom van meldingen kan de bevoegde autoriteit meldingen van ernstige inbreuken of van inbreuken op essentiële bepalingen die binnen het toepassingsgebied van de wet vallen bij voorrang behandelen (artikel 14, §4 van de wet).

X. Vertrouwelijkheid

X.1.
Enkel de bevoegde autoriteit (de stafhouder) en de personen die zij aanwijst als verantwoordelijk voor het ontvangen en het opvolgen van de meldingen hebben toegang tot de persoonsgegevens van de klokkenluider en tot diens meldingen.

De meldingen worden strikt vertrouwelijk behandeld door de bevoegde autoriteit of de door hem aangeduide verantwoordelijken; de stafhouder is overigens door het beroepsgeheim gebonden. De identiteit van de klokkenluiders, noch andere elementen waaruit zijn identiteit rechtstreeks of onrechtstreeks zou kunnen worden afgeleid, worden aan niemand anders meegedeeld. Hetzelfde geldt voor de derden, facilitators en juridische entiteiten tot wie de bescherming van de wet zich uitstrekt  (artikel 20, §1 van de wet).

Uitzondering wordt gemaakt wanneer de melding niet onder het domein valt waarvoor de ontvangende autoriteit bevoegd is. In dat geval geeft deze laatste de melding, samen met de gegevens van de melder, door aan de federale coördinator of aan de autoriteit tot wiens bevoegdheid de materie van de melding behoort (artikel 14, §3van de wet). In geval van doorgifte, verzekert de stafhouder zich er eerst van de melding geen informatie bevat die gedekt is door het beroepsgeheim van de betrokken advocaat.

Van het principe van de vertrouwelijkheid kan eveneens worden afgeweken in de hypothese dat de bevoegde autoriteit geroepen wordt om gerechtelijke autoriteiten in te lichten (bvb. in het kader van een strafrechtelijk onderzoek). Zij zal evenwel geen persoonsgegevens van de klokkenluider kenbaar maken, tenzij in geval van een wettelijke bepaling, die noodzakelijk en proportioneel moet zijn, haar hiertoe verplicht; zij zal de melder in dat geval, in principe, vooraf verwittigen (artikel 20, §§2 et 3 van de wet).

X.2.
L’autorité compétente tient un registre des signalements qu’il reçoit et de la suite qui y est donnée. Seule l’autorité compétente ou les personnes désignées par elle pour réceptionner et traiter les signalements y ont accès. Il en va de même pour les rapports établis à l’occasion d’une éventuelle conversation téléphonique ou une rencontre en personne entre le lanceur d’alerte et l’autorité compétente (article 22 de la loi).

XI. Bescherming van persoonsgegevens

Elke verwerking van persoonsgegevens krachtens de wet over de klokkenluidersregeling   gebeurt overeenkomstig de wetgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens (artikel 21 van de wet) (zie in dit verband de privacyverklaring op de website van de cassatiebalie).

XII. Evaluatie en rapportering

De bevoegde autoriteit evalueert regelmatig, en minstens éénmaal om de drie jaar, de procedure inzake de ontvangst en de behandeling van de meldingen (artikel, §1 van de wet).

Zij brengt jaarlijks verslag uit bij de federale coördinator door hem statistische gegevens over te maken, waaronder gegevens over het aantal ontvangen meldingen en het aantal onderzoeken en procedures die naar aanleiding van meldingen werden ingesteld (artikel 17, §2 van de wet).