DÉCLARATION DE CONFIDENTIALITÉ CONCERNANT LES TIERS

fournisseurs, partenaires, autorités publiques, avocats, avocats à la Cour de cassation retraités, participants à des formations, justiciables et autres

Toutes les données à caractère personnel que l’Ordre des avocats à la Cour de cassation reçoit de votre part en tant que (personne de contact de) fournisseurs, partenaires, autorités publiques (telles que le SPF Justice, etc.), avocats, avocats à la Cour de cassation retraités, participants à des formations, justiciables et autres, sont traitées conformément à la réglementation applicable en matière de protection des données, en particulier le Règlement général sur la protection des données 2016/679 du 27 avril 2016 (« RGPD »), ainsi qu’à la présente déclaration de confidentialité.

La présente déclaration de confidentialité vous fournit des informations sur les données à caractère personnel que nous traitons, les raisons pour lesquelles nous les traitons, la manière dont nous les obtenons, la durée pendant laquelle nous les conservons et les personnes avec lesquelles nous les partageons.

I. IDENTITÉ ET COORDONNÉES

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est l’entité juridique suivante:

Ordre des avocats à la Cour de cassation
Place Poelaert 1
1000 Bruxelles

Vous trouverez ci-dessous les coordonnées de l’Ordre des avocats à la Cour de cassation :

• par e-mail : cass@advocass.be
• par téléphone : +32 2 508 67 46
• par courrier postal à l’adresse ci-dessus, avec la mention « Confidentialité »

II. FINALITÉS

Nous traitons vos données à caractère personnel à une ou plusieurs des fins suivantes :

• Gestion des fournisseurs
• Gestion financière
• Communication et événements
• Organisation et gestion des formations
• Procédures disciplinaires et litiges relatifs aux honoraires
• Gestion des litiges

Vous trouverez ci-dessous, pour chaque finalité, les données à caractère personnel que nous traitons, les raisons pour lesquelles nous les traitons, la manière dont nous les obtenons, la durée pendant laquelle nous les conservons et les personnes avec lesquelles nous les partageons.

 1. Gestion des fournisseurs

Dans le cadre de notre gestion des fournisseurs, nous pouvons traiter vos données d’identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse e-mail), les données d’identification délivrées par les autorités publiques (numéro d’entreprise, numéro de TVA), les données financières (numéro de compte bancaire, mode de paiement) ou toute autre donnée que vous nous communiquez (p.ex. des informations sur votre profession et votre fonction).

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet d’organiser l’administration avec les fournisseurs (potentiels).

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est, dans le cas du fournisseur/partenaire privé, l’exécution du contrat (art. 6, §1, (b) RGPD). Dans le cas d’un fournisseur/partenaire professionnel, le traitement des données à caractère personnel trouve son fondement juridique dans notre intérêt légitime à organiser la gestion de nos fournisseurs (art. 6, §1, (f) RGPD).

Nous obtenons toujours vos données à caractère personnel directement de vous. Ces données ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.

Nous partageons vos données à caractère personnel exclusivement avec des tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de la gestion de nos fournisseurs (banques et compagnies d’assurance, notre comptable, fournisseur de programme comptable, experts-comptables et réviseur d’entreprises externe).

2. Gestion financière

Dans le cadre de notre gestion financière, nous pouvons traiter vos données d’identification personnelles (nom, adresse (professionnelle), adresse e-mail, numéro de téléphone), les données d’identification délivrées par les autorités publiques (numéro d’entreprise, numéro de TVA, numéro de registre national), les données financières (numéro de compte bancaire) et les informations relatives à votre profession et à votre emploi.

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet de gérer les recettes et les dépenses de l’Ordre des avocats à la Cour de cassation, telles que la gestion des documents comptables et des comptes annuels. Cela est nécessaire pour respecter nos obligations comptables.

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel repose sur l’obligation légale (art. 6, §1, (c) RGPD), contenue dans les articles I.1 et III.82 du CDE, III.89 du CDE et III.90 du CDE et l’art. 314 du CIR et, dans la mesure où le traitement va au-delà de ce qui est strictement nécessaire pour le respect de ces obligations légales, sur l’intérêt légitime de tenir notre comptabilité (art. 6, §1, (f) du RGPD).

Nous obtenons vos données à caractère personnel directement de vous. Nous ne conservons pas ces données plus longtemps que nécessaire.

Nous partageons vos données à caractère personnel exclusivement avec des tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de notre gestion financière (autorités publiques, comptables et réviseur d’entreprises externe, fournisseur de plateforme comptable, banques et compagnies d’assurance).

3. Communication et événements

Dans le cadre de la communication et de l’organisation d’événements, nous pouvons traiter vos données d’identification personnelles (nom, adresse, adresse e-mail), des informations sur votre formation (formation suivie) et des informations sur votre profession et votre emploi.

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet d’envoyer des communications et des invitations à des événements par courrier postal ou électronique.

La base juridique du traitement de vos données à caractère personnel est notre mission d’intérêt général (art. 6, §1, (e) RGPD), qui découle du Code judiciaire (art. 495) et, pour les communications qui vont au-delà de l’exercice d’une mission d’intérêt général, de notre intérêt légitime et de celui de la profession d’avocat dans son ensemble à diffuser ou à recevoir des informations pertinentes pour l’exercice de la profession (art. 6, §1, (f) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement de vous.

4. Organisation et gestion des formations

Dans le cadre de l’organisation et de la gestion de la formation visée à l’article 478 du Code judiciaire, nous sommes amenés à traiter – en votre qualité d’enseignant, de conférencier ou de participant – vos données d’identification personnelles (nom, adresse e-mail), des informations sur votre profession et votre emploi (fonction), ainsi que toute autre donnée que nous traitons dans le cadre de l’organisation et de la gestion de la formation.

La base juridique de ce traitement de vos données à caractère personnel est notre mission d’intérêt général (art. 6, §1, (e) RGPD), qui découle du Code judiciaire (art. 481) et de l’exécution du contrat avec l’orateur, l’enseignant ou le participant (art. 6, §1, (b) RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel directement de vous dans le cadre de l’organisation et de la gestion de la formation. Nous ne conservons pas ces données plus longtemps que nécessaire.

Nous partageons ces données à caractère personnel exclusivement avec des tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de l’organisation et de la gestion des formations.

5. Procédures disciplinaires et litiges relatifs aux honoraires

Dans le cadre des procédures disciplinaires concernant votre (ancien) avocat, nous pouvons être amenés à traiter vos données d’identification personnelles (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone), des données financières (p.ex. le montant dû sur le compte tiers par votre (ancien) avocat) ou toute autre donnée qui nous est communiquée (p. ex. des informations dans le cadre du dossier dans lequel votre (ancien) avocat intervient ou est intervenu).

Le traitement de ces données à caractère personnel s’inscrit dans le cadre d’une procédure disciplinaire à l’encontre de votre (ancien) avocat ou dans le cadre de litiges d’honoraires. Ces données nous permettent, entre autres, de conserver les dossiers disciplinaires et de prendre des initiatives sur la base de l’article 485 du Code judiciaire.

Le traitement de vos données à caractère personnel trouve sa base juridique dans notre mission d’intérêt général (art. 6, §1, (e) du RGPD), qui découle du Code judiciaire (art. 481 et 485).

Nous obtenons vos données à caractère personnel soit directement de vous (ou de l’avocat qui vous représente), soit indirectement de votre (ancien) avocat (ou de l’avocat qui le représente).

Aux fins de l’application des règles disciplinaires et déontologiques, nous ne conservons pas plus longtemps que nécessaire le dossier concernant votre (ancien) avocat, y compris vos données à caractère personnel collectées dans le cadre de la procédure disciplinaire ou du litige d’honoraire.

Nous ne partageons vos données à caractère personnel qu’avec des tiers impliqués dans le traitement des procédures disciplinaires (conseils de discipline et conseil de discipline d’appel, Cour de cassation, éventuellement les bâtonniers des ordres des avocats) ou de litiges d’honoraires.

6. Gestion des litiges

Afin de gérer d’éventuels litiges avec des fournisseurs, des partenaires, des autorités publiques et d’autres parties, nous pouvons être amenés à traiter vos données d’identification personnelles (nom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone) et toute autre information pouvant être pertinente pour la gestion du litige.

Le traitement de ces données à caractère personnel nous permet de défendre nos intérêts légitimes dans toutes les formes de règlement des litiges et d’en assurer la gestion administrative.

Le fondement juridique du traitement de vos données à caractère personnel est basé sur notre intérêt légitime à préserver nos droits (contractuels et extracontractuels, légaux et autres) (article 6, §1, (f) du RGPD).

Nous obtenons ces données à caractère personnel soit directement de vous, soit indirectement de tiers.

Aux fins de la gestion de nos litiges, nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire.

Nous ne partageons ces données à caractère personnel qu’avec des tiers avec lesquels nous collaborons dans le cadre de la gestion de nos litiges (conseillers juridiques externes) et avec d’autres parties si nécessaire (autorités publiques, services judiciaires et policiers, huissiers de justice, banques et compagnies d’assurance, réviseur d’entreprises et comptables externes).

III. SÉCURITÉ

Nous avons mis en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité de vos données à caractère personnel et protéger vos données contre toute destruction, perte, modification, divulgation ou accès accidentels ou illégaux.

IV. DROITS

Vous pouvez vous adresser à nous pour exercer les droits suivants :

• une demande d’accès ou de rectification de vos données à caractère personnel ;
• une demande d’effacement de vos données à caractère personnel ;
• une demande de limitation du traitement de vos données personnelles ;
• le retrait de votre consentement ;
• une objection au traitement de vos données ; et
• une plainte si vous estimez que nous n’agissons pas conformément à la législation applicable en matière de protection des données. Vous pouvez également introduire une plainte auprès de l’Autorité belge de protection des données.

Vous pouvez nous contacter à cet effet :

• par e-mail : cass@advocass.be
• par téléphone : +32 3 508 67 46
• par courrier postal à l’adresse ci-dessus, en mentionnant « Confidentialité »

Nous respectons tous les droits relatifs à vos données à caractère personnel que la législation applicable vous confère.

Lorsque la finalité du traitement des données trouve son fondement dans une mission d’intérêt public ou un intérêt légitime, vous pouvez à tout moment exercer votre droit d’opposition, en indiquant les raisons concernant votre situation particulière. L’Ordre cessera le traitement de vos données à caractère personnel, à moins qu’il n’estime qu’il existe des motifs légitimes et impérieux prévalant les intérêts, droits et libertés que vous invoquez.

Afin de pouvoir correctement donner suite à vos demandes, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de nos obligations légales découlant du chapitre III juncto l’article 5, §2 du RGPD (article 6, §1, (c) du RGPD). À des fins d’identification, nous pouvons vous demander une copie du recto de votre carte d’identité.

V. MISES À JOUR

La présente déclaration de confidentialité peut être modifiée de temps à autre, dans les limites des réglementations applicables en matière de protection des données.